Office Manager (m/w/d)

Vilo Personal – Ihr Partner für erfolgreiche Karrieren! Mit über 20 Jahren Erfahrung bringen wir qualifizierte Fach- und Führungskräfte (m/w/d) gezielt mit den passenden Unternehmen zusammen – deutschlandweit und bestens vernetzt.

Für unseren Kunden in Berlin suchen wir einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Rahmen einer Direktvermittlung.

Arbeiten in Berlin als Office Manager (m/w/d) – hohe Lebensqualität und perfekte Work-Life-Balance!

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Hybrides Arbeitsmodell (durch tageweises mobiles Arbeiten) mit moderner technischer Ausstattung – auch zur privaten Nutzung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsangebote zur individuellen Förderung und Karriereentwicklung
• Exklusive Vergünstigungen, u. a. volle Kostenübernahme beim Deutschlandticket, Rabatte über unser Vorteilsportal sowie Mitgliedschaften bei Sport- und Gesundheitsprogrammen (z. B. Urban Sports Club, Mental-Health-Programm)
• Lebendige Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen, regelmäßigen Teamevents und hoher Mitarbeiterzufriedenheit

• Als Office Manager (m/w/d) sind Sie für die Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen verantwortlich
• Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung der Post sowie allgemeine Korrespondenz
• Verwaltung und Ablage von Dokumenten (digital & analog)
• Unterstützung bei der Büroorganisation (z. B. Materialbestellungen, Rechnungsprüfung)
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung und Unterlagenmanagement
• Pflege und Aktualisierung von Daten in internen Systemen und Datenbanken
• Unterstützung bei der Neukundenakquise, z. B. durch Terminvereinbarungen, Angebotserstellung und Nachverfolgung
• Pflege und Ausbau bestehender Kundenbeziehungen sowie Übernahme einer Ansprechpartnerfunktion
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Angeboten und weiteren Vertriebsunterlagen

• Anerkannte kaufmännische Berufsqualifikation (z.B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d), Kauffrau für E-Commerce (m/w/d), Kaufmann für Dialogmarketing (m/w/d))
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder Vertrieb wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office und ggf. CRM-Systemen
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift (Deutsch)
• Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise

Mehr über uns auf LinkedIn @vilo-personal-gmbh und Instagram @vilo_personal

Alle Gender willkommen!

Wichtig: Gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich!