Teamassistenz der Geschäftsbereichsleitung (Gebäudereinigung) (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams in Wiesbaden suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zielorientierte:

Teamassistenz der Geschäftsbereichsleitung (Gebäudereinigung) (m/w/d)

Ihr Job im Überblick:

• Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Zentrale Schnittstelle zwischen Büro, Objektleitungen und Reinigungskräften
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe in Verwaltung und Organisation

Ihre Aufgaben:

• Zeiterfassung & Kontrolle
  • Wöchentliche Prüfung der Arbeitszeiten auf Vollständigkeit
  • Abgleich mit Dienstplänen und Objektvorgaben
• Lohnvorbereitung
  • Aufbereitung von Arbeitsstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen
  • Übergabe der Daten an das Lohnbüro
• Gesetzliche Vorgaben
  • Prüfung der Zeitnachweise gemäß AEntG
  • Sicherstellung der Dokumentationspflichten
• Stammdatenpflege
  • Anlegen und Aktualisieren von Kunden-, Objekt- und Mitarbeiterdaten
• Materialmanagement
  • Organisation und Koordination von Bestellungen (Reinigungsmittel & Geräte)
• Qualitätssicherung
  • Vorbereitung von Objektbegehungen
  • Auswertung von Reinigungsprotokollen
• Kommunikation & Organisation
  • Selbstständige Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Lieferanten
  • Erstellen von Angeboten
  • Terminplanung (Kundentermine, Abnahmen, interne Meetings)
• Rechnungswesen
  • Vorbereitung der Kundenrechnungen auf Basis geprüfter Stunden

 Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement)
• Erfahrung in Personal, Lohnvorbereitung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten