Sachbearbeiter m/w/d Forschungsbau und Infrastruktur

Dann haben wir genau den richtigen Job für Dich bei unserem Kunden ! 

Administrative Aufgaben im Sekretariatsbereich

• Postbearbeitung und -verteilung
• Allgemeiner Telefondienst
• Ablage und Aktenmanagement (Digitales Dokumentenmanagementsystem)
• Erledigung von Schreibarbeiten (Individual- und Serienbriefe, Vermerke, Korrekturlesen)
• Bearbeitung von zentral eingehenden E-Mails
• Protokollführung bei Besprechungen
• Mitorganisation von Besprechungen einschließlich Bewirtungsorganisation
• Terminplanung und Terminorganisation für Mitarbeiter in Abwesenheit (Outlook)
• Übernahme Raumreservierungsmanagement für Besprechungen
• Pflege der zentralen Adressdatei der Bauabteilung (in Outlook)
• Buchungsmanagement von Dienstreisen der Abteilung (Buchungen, Umbuchungen)
• Raumbelegungsmanagement (Arbeitsplätze Generalverwaltung)
• Urlaubsvertretung anderer Sekretariate der Abteilung

Sachbearbeitende Tätigkeiten für die Referate der Bauabteilung

Unterstützung der Referatstätigkeiten:

• Anlage von Projektsteckmappen
• Durch zeitliches und inhaltliches Monitoring von Aufgaben des Referats, z. B. im Hinblick auf regelmäßige Nachfragen bei Instituten oder Beauftragten externer Firmen
• Bei Vorbereitung von Workshops (intern/extern)
• Durch inhaltliche und gestaltende Mitwirkung beim Aufbau bauunterstützender Tools
• Durch Auswertungen für Quartals- und Jahresberichte mit Baubezug
• Bei der Vor- und Nachbereitung von Präsentationen, Ergebnisdokumentationen, Prozessdarstellungen in Visio

• abgeschlossene  kaufmännische Ausbildung 
• sehr gute Kenntnisse in  MS-Office
• Deutsch in Wort und Schrift