Referent/in Auftragsmanagement

Unser Kunde ist die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW) ist die zentrale Dienstleisterin für moderne Informations­technologie (IT) in der Landes­verwaltung. Die BITBW wurde zum 1. Juli 2015 als Kern­stück der IT-Neuordnung im Land gegründet. Sie wird im Geschäfts­bereich des Innen­ministeriums geführt. Wir bieten für ausgewählte langfristige Projekte hoch qualifizierte erfahrene IT Spezialisten in den unterschiedlichsten Einsatzbereichen an.
 

• Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen an die Funktionspostfächer der Kundenteams (Accountmanagement und Service Delivery Management) .
• Pflege und Fortführung der kundenspezifischen Dashboards.
• Teilnahme an Regelterminen intern/extern.
• Protokollführung bei internen und externen Terminen.
• Erstellung von Angeboten und Bearbeitung von Kundenanfragen.
• Sicherstellen, dass Kostenübernahmen vorliegen.
• Sicherstellen, dass die ausgefüllten Beauftragungsblätter vorliegen.
• Nach Eingang der Kostenübernahmeerklärung wird eine Bestätigung über den Auftrag an den Kunden versandt.
• Erstellung von kundenspezifischen Beschaffungsanträgen für externe Dienstleistungen / Lieferanten.
• Aufteilung des Gesamtauftrages in Einzelaufträge und Einsteuerung in die Fachbereiche.
• Überwachung der Auftragsumsetzung bis hin zur Fertigstellung mit den Fachbereichen (Qualität und Termin).
• Veranlassung einer Eskalation, wenn Qualität und Termin nicht eingehalten werden.
• regelmäßiger Versand von Informationen über den aktuellen Auftragsstatus an das Accountmanagement und an den Kunden (Planungsabweichungen, rechnungsrelevante Fertigstellungen, Eskalationen).
• Nach Abschluss eines Auftrages wird eine Bestätigung an den Kunden gesendet.
• Bei Bedarf Ausarbeitung von Übersichten / Handreichungen / Präsentationen für Accountmanagement, Service Delivery Management und / oder Kunden.

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
  bzw. eine vergleichbare Berufsausbildung mit mindestens einem Jahr einschlägiger Berufserfahrung im genannten Umfeld.

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Sachbearbeitung, Reporting und Dokumentation innerhalb der letzten zehn Jahren

• IT-Kenntnisse:
  Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft Office Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• CRM-Erfahrung:
  Mindestens zwei Jahre Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen.

• Sprachkenntnisse:
  Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau C1).

Wünschenswerte Zusatzqualifikationen (B-Kriterien)

• Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung

• IT-Affinität sowie Bereitschaft, sich in neue IT-Anwendungen einzuarbeiten

• Erfahrung in der Erstellung von Protokollen und Sachstandsberichten

• Kenntnisse in der Bearbeitung von Kundenaufträgen

• Erfahrung in der Terminüberwachung sowie in allgemeinen Bürotätigkeiten

Persönliche Kompetenzen:
Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen, systematische und flexible Denkweise, selbständige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, verbindliches Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Kundenorientierung.

Entwicklungspotential / Perspektiven