Referent der Geschäftsführung (m/w/d)

• Strategische Analyse und Planung:
  • Vor- und Nachbereiten von strategischen Entscheidungen: Durchführen fundierter Recher­chen und Analysen als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung
  • Begleiten und Koordinieren des jährlichen Strategieprozesses, inklusive Abstimmen von Zeitplänen, methodischer Unterstützung der Beteiligten und redaktioneller Aufbereitung der strategischen Dokumentation
  • laufende Organisations- und Potentialanalyse zur frühzeitigen Erkennung von Trends, Risi­ken und Chancen. Das Ableiten strategischer Implikationen auf die Ablauf- und Aufbau­organisation erfolgt im Sinne einer Beratung der Führungsebene – nicht als Eingriff in die operative Steuerung
  • Koordinieren von Rückmeldeschleifen zur strategischen Weiterentwicklung, z.B. Work­shops mit Führungskräften, Interviews, Umfragen → als neutraler Prozessbegleiter zur Ver­dichtung von Impulsen
  • Leiten oder Koordinieren von bereichsübergreifenden strategischen Projekten, z.B. Nach­haltigkeitsstrategie, Digitalisierung, Effizienzinitiativen, Zukunftswerkstätten mit Verant­wortung für Struktur, Zeitplan und Berichterstattung
  → ohne Fachverantwortung
  
  
• Konzeption und Begleitung Veränderungsprozess:
  • Erarbeiten von Konzeptionen und Begleiten interner Veränderungsprozesse, z.B. Einfüh­rung neuer Steuerungsinstrumente, strategische Umstrukturierungen, Umsetzung von Empfehlungen aus Audits, Wahrnehmen der Rolle als Moderator, Koordinator oder metho­discher Unterstützer
  • Begleiten von Benchmarking-, Evaluations- oder Review-Verfahren: Vergleich mit anderen Institutionen, Evaluation interner Programme, Lessons Learned, dabei Analysieren und Re­flektieren (mit Abgrenzung zur Bewertung einzelner Personen oder Organisationseinhei­ten)
  • Soundingboard und Feedbackgeber für die Geschäftsführung sowie ausgewählte Füh­rungskräfte: Sparringspartner zur Reflexion strategischer und struktureller Fragestellungen.
  • Bearbeiten von Ad-hoc-Themen der Geschäftsführung mit hoher strategischer Relevanz, z.B. kurzfristiges Aufbereiten von Information zu Krisenszenarien, Gesetzesänderungen, Innovationsprojekten
  
  
• Unterstützung im Steuerungsprozess:
  • Sichern der Qualität und methodisches Begleiten von Prozessen zur Weiterentwicklung und operativen Übersetzung der Unternehmensvision, der strategischen Ziele sowie des Zielvereinbarungsprozesses (inkl. Gap-Analysen)
  • Unterstützen der Führungskräfte bei der Entwicklung und Auswahl von KPIs zur strategie­konformen Zielverfolgung (Ziel-Monitoring) ohne Verantwortung für die Zielerreichung (Diese verbleibt klar bei den jeweiligen Führungsverantwortlichen)
  • Identifizieren und Aufbereiten von Entwicklungspotenzialen in der Organisation unter Be­rücksichtigung interner und externer Einflussfaktoren; eine Ableitung von Handlungsem­pfehlungen erfolgt stets in enger Abstimmung mit den verantwortlichen Führungskräften, um deren Steuerungsverantwortung zu wahren
  • Initiieren und Koordinieren der Erstellung von Entscheidungsvorlagen in enger Zusammen­arbeit mit relevanten Fachbereichen, um belastbare Entscheidungsgrundlagen sicherzu­stellen
• Stakeholder-Management und Netzwerkpflege:
  • Aufbau und Pflege von langfristigen Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern, inkl. allen Assistenten und Referenten der Stakeholder und nach Möglichkeit mit Kunden, Geschäftspartnern und Investoren
  • Steuern der Kommunikation mit relevanten Stakeholdern und Sicherstellen, dass die Ge­schäftsführung in wichtigen Themen gut informiert und involviert bleibt
  
  
• Unternehmenskommunikation und Changemanagement:
  • Designen und Steuern des internen Informationsflusses
  • Stimmungsbarometer aus der Organisation und daraus abgeleitet Hinweise an die GF für potentiellen Einsatz von Change-Methoden
  
  
• Projektportfoliomanagement:
  • Sicherstellen, dass die im Portfolio enthaltenen Projekte zur Unternehmensstrategie und den langfristigen Zielen passen
  • Bewerten und Priorisieren von Projekten, basierend auf Kriterien wie strategische Bedeu­tung, Kosten, Nutzen und Risiken
  • Erstellen und regelmäßiges Aktualisieren eines Portfolioplans, der alle Projekte und deren Zeitrahmen, Budgets und Ressourcen umfasst
  • Identifizieren und Bewerten von Risiken auf Portfolio-Ebene, einschließlich der Entwicklung von Strategien zur Risikominderung
  • Überwachen des Portfoliostatus, um sicherzustellen, dass die Projekte im Einklang mit den strategischen Zielen und den definierten Parametern (wie Budget und Zeitrahmen) bleiben
  • regelmäßiges Bewerten der Portfolioleistung, um den Erfolg von Projekten und deren Bei­trag zu den Unternehmenszielen zu messen
  • Erstellen von Berichten zur Performance des Portfolios, die wichtige Kennzahlen und Fort­schritte auf Portfolio-Ebene darstellen
  • dynamisches Anpassen des Portfolios, z. B. durch Hinzufügen, Verschieben oder Streichen von Projekten, um auf Veränderungen in der Strategie, Marktbedingungen oder Ressour­cenverfügbarkeit zu reagieren
• Vertretungs- und Sonderaufgaben:
  • Wahrnehmen von Vertretungsaufgaben von weiteren Referenten der Geschäftsführung in Teilbereichen, insbesondere im Bereich Gremienmanagement, Koordinationsaufgaben für die Geschäftsfüh­rung, Unterstützung von Steuerungsprozessen, ggf. Übernehmen von Sonderaufgaben bzw. Mitar­beit in Einzelprojekten der Geschäftsführung

Ausbildung: 

erfolgreich abgeschlossenes Fachhochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen, alternativ im Bereich Umweltmanagement, Entsorgung oder vergleichbar

Fachliche Kompetenzen:

• erste Erfahrungen in einer exponierten Assistenzfunktion
• fundierte Kenntnisse unternehmerischer Prozesse und Zusammenhänge
• rechtliche Kenntnisse, insbesondere im Gesellschafts- und Vertragsrecht
• sehr gute Kenntnisse im Projektmanagement

Persönliche und Soziale Kompetenzen:

• versierter Umgang mit den MS Office-Anwendungen, insbesondere mit Excel und PowerPoint in Verbindung mit hoher digitaler Affinität
• sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
• hohe Loyalität, Diskretion, Zuverlässigkeit und überdurchschnittliches Verantwortungsbewusstsein
• Durchsetzungsvermögen, Lösungsorientierung
• strukturierte, analytische und selbständige Arbeitsweise
• einwandfreie Verwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• für die Funktion erforderliche hohe zeitliche und persönliche Flexibilität einschließlich der zugehörigen Resilienz
• Fähigkeit zum cross-funktionalen Denken und Handeln
• Hohe Moderationskompetenz