Prozessmanager*in HR

Ziel ist die fachliche und organisatorische Unterstützung der Personalabteilung bei folgenden Vorhaben: 

• Analyse, Optimierung und Standardisierung aller zentralen HR-Prozesse 
• Begleitung der Einführung bzw. Anpassung von HR-IT-Systemen (z. B. digitale Personalakte, Reisekostentool, Bewerbungsmanagement, Zeitwirtschaft, Self-Service-Portale) 
• Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in optimierte Abläufe und neue Systeme 
• Entlastung des internen Personals während der Projektphasen 
• Nachweisbare Verbesserung von Prozessqualität, Bearbeitungszeiten und Rechts- bzw. Datenschutzkonformität 
• Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen, Prozessdokumentationen und DSGVO-Nachweise

Aufgaben: 

Prozessanalyse & -dokumentation 

Dokumentation und Analyse der bestehenden HR-Prozesse sowie Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und redundanten Arbeitsschritten in folgenden Bereichen: 

• Bewerbungsprozess 
• Einstellungsprozess inkl. Vertragsmanagement 
• Onboarding neuer Mitarbeitender 
• Personalstammdatenpflege / Personalmanagementprozesse / operatives Personalmanagement (z.B. Arbeitszeitänderungen)
• Zeitwirtschaft & Abwesenheitsmanagement 
• Personalentwicklung & Weiterbildung 
• HR-Controlling & Reporting
• Prozess Reisekostenabrechnung 
• Offboarding-Prozess 

Prozessoptimierung

Anpassung und Entwicklung zentraler HR-Prozesse auf Basis der Ist-Analyse unter Anwendung bzw. Berücksichtigung von Best Practices, rechtlichen Anforderungen (z. B. DSGVO, Nachweisgesetz) sowie institutsindividuellen und trägerindividuellen Rahmenbedingungen (z.B. unter Einbindung der Regularien des Organisationshandbuches) und unter Beachtung der Vorgaben durch den TVÖD-Bund

• Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen 
• Sicherstellung der Compliance in allen Prozessschritten 
• Eindeutige Definition von Rollen, Zuständigkeiten (inkl. Vertretungsregelungen) und eingesetzten Systemen 

Umsetzung & Change-Begleitung

• Unterstützung bei der Umsetzung der optimierten Prozesse 
• Erstellung und Durchführung interner Schulungen für Mitarbeitende der Personalabteilung 
• Anpassung und Digitalisierung bestehender Dokumente und Formulare • Kommunikation und Begleitung des Veränderungsprozesses innerhalb der Abteilung

• Mehrjährige Erfahrung in operativen Prozessen der Personalabteilung inkl. Gehaltsabrechnung, idealerweise auch in einer Führungsrolle
• Mehrjährige Erfahrung (mind. 3–5 Jahre) in der Optimierung von Personalprozessen in Organisationen, idealerweise in tarifgebundenem Umfeld 
• Fundierte Kenntnisse zu HR-IT-Systemen, digitaler Personalakte, Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft 
• Nachweisbare Erfahrung in Systemeinführungen, Datenmigrationen und Testmanagement 
• Praktische Expertise im Prozessmanagement, Dokumentation und Change-Management 
• Sicherer Umgang mit DSGVO-Anforderungen in HR-Prozessen 
• Fähigkeit zur verständlichen Vermittlung komplexer Sachverhalte und Schulung von HRMitarbeitenden 
• Hohe kommunikative Kompetenz und strukturierte Arbeitsweis

Dominik Stöbich

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