Prozessmanager HR (m/w/d), Personalmanager (m/w/d)

Ziel ist die fachliche und organisatorische Unterstützung der Personalabteilung bei folgenden Vorhaben:

• Analyse, Optimierung und Standardisierung aller zentralen HR-Prozesse

• Begleitung der Einführung bzw. Anpassung von HR-IT-Systemen (z. B. digitale Personalakte, Reisekostentool, Bewerbungsmanagement, Zeitwirtschaft, Self-Service-Portale)

• Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in optimierte Abläufe und neue Systeme

• Entlastung des internen Personals während der Projektphasen

• Nachweisbare Verbesserung von Prozessqualität, Bearbeitungszeiten und Rechts- bzw. Datenschutzkonformität

• Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen, Prozessdokumentationen und DSGVO-Nachweisen

Die Stelle ist in Vollzeit 39h/Woche zu besetzen (1 Tag Homeoffice pro Woche möglich), oder in Teilzeit (kein Homeoffice möglich)

Die Stelle beinhaltet folgende Aufgaben und untergliedert sich in 3 Schritte:

Prozessanalyse & -dokumentation

Dokumentation und Analyse der bestehenden HR-Prozesse sowie Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und redundanten Arbeitsschritten in folgenden Bereichen:

• Bewerbungsprozess

• Einstellungsprozess inkl. Vertragsmanagement

• Onboarding neuer Mitarbeitender

• Personalstammdatenpflege / Personalmanagementprozesse / operatives Personalmanagement (z.B. Arbeitszeitänderungen)

• Zeitwirtschaft & Abwesenheitsmanagement

• Personalentwicklung & Weiterbildung

• HR-Controlling & Reporting

• Prozess Reisekostenabrechnung

• Offboarding-Prozess

Prozessoptimierung

Anpassung und Entwicklung zentraler HR-Prozesse auf Basis der Ist-Analyse unter Anwendung bzw. Berücksichtigung von Best Practices, rechtlichen Anforderungen (z. B. DSGVO, Nachweisgesetz) sowie institutsindividuellen und trägerindividuellen Rahmenbedingungen (z.B. unter Einbindung der Regularien des Organisationshandbuches der Max-Planck-Gesellschaft) und unter Beachtung der Vorgaben durch den TVÖD-Bund.

• Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen

• Sicherstellung der Compliance in allen Prozessschritten

• Eindeutige Definition von Rollen, Zuständigkeiten (inkl. Vertretungsregelungen) und eingesetzten Systemen

Umsetzung & Change-Begleitung

• Unterstützung bei der Umsetzung der optimierten Prozesse

• Erstellung und Durchführung interner Schulungen für Mitarbeitende der Personalabteilung

• Anpassung und Digitalisierung bestehender Dokumente und Formulare

• Kommunikation und Begleitung des Veränderungsprozesses innerhalb der Abteilung

Mindestanforderungen für diese Stelle:

• Mehrjährige Erfahrung in operativen Prozessen der Personalabteilung inkl. Gehaltsabrechnung, idealerweise auch in einer Führungsrolle

• Mehrjährige Erfahrung (mind. 3–5 Jahre) in der Optimierung von Personalprozessen in Organisationen, idealerweise in tarifgebundenem Umfeld

• Fundierte Kenntnisse zu HR-IT-Systemen, digitaler Personalakte, Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft

• Nachweisbare Erfahrung in Systemeinführungen, Datenmigrationen und Testmanagement

• Praktische Expertise im Prozessmanagement, Dokumentation und Change-Management

• Sicherer Umgang mit DSGVO-Anforderungen in HR-Prozessen

• Fähigkeit zur verständlichen Vermittlung komplexer Sachverhalte und Schulung von HR-Mitarbeitenden

• Hohe kommunikative Kompetenz und strukturierte Arbeitsweise