Process & Documentation Specialist – Facility & Real Estate (m/w/d)

• Sie pflegen die bestehende Dokumentationsstruktur und stellen eine rechtskonforme Nachweisdokumentation gemäß den geltenden Eigentümerpflichten sicher.

• Sie entwickeln einheitliche Vorgaben für die technische Dokumentation im Bereich Real Estate Management (REM) und steuern die Dokumentenlenkung unter Berücksichtigung der standortspezifischen Anforderungen.

• Sie erstellen und betreuen eine digitale, revisionssichere Ablagestruktur für das Vertragsmanagement und sorgen für deren kontinuierliche Aktualität und Rechtskonformität.

• Durch gezielte Maßnahmen schaffen Sie Transparenz in den Prozessen und sorgen für klare Verantwortlichkeiten innerhalb der REM-Organisation.

• Als zentrale Koordinationsstelle steuern Sie die beteiligten internen Schnittstellen – u. a. aus Engineering, Service, Change Control und weiteren relevanten Fachbereichen – und überwachen die Einhaltung sämtlicher Dokumentationsprozesse.

• Sie sind verantwortlich für die Pflege und Weiterentwicklung der eingesetzten Softwarelösungen und bringen sich aktiv in überregionale Arbeitsgruppen zur Systemoptimierung ein.

• Sie identifizieren Optimierungspotenziale in bestehenden Abläufen und wirken bei der Weiterentwicklung der REM-Prozesse mit – insbesondere im Hinblick auf Effizienz und Qualität.

• Sie konzipieren und führen interne Schulungen zum Nachweismanagement durch und unterstützen so den Wissenstransfer innerhalb des Teams.

• Sie übernehmen die Steuerung und Pflege REM-relevanter Standardarbeitsanweisungen (CSOPs/SSOPs) und stellen deren Aktualität sicher.

• Im Rahmen von internen Audits und Begehungen (z. B. Qualitäts-, Sicherheits- oder Versicherungsaudits) unterstützen Sie aktiv mit Fachwissen und Organisationstalent.

• Als verlässliche Unterstützung des Head of Cluster übernehmen Sie administrative und koordinative Aufgaben wie Präsentationserstellung, Protokollführung, Terminorganisation sowie abrechnungsrelevante Tätigkeiten.

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Facility- oder Immobilienmanagement (mind. 3 Jahre) oder verfügen über ein entsprechendes Bachelorstudium in diesem Umfeld.

• Darüber hinaus bringen Sie mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit – idealerweise im technischen oder infrastrukturellen Gebäudemanagement.

• Sie besitzen fundierte Kenntnisse im Bereich Dokumentenmanagement und sind mit rechtssicherer Nachweisdokumentation vertraut.

• Der Umgang mit CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management) ist Ihnen nicht fremd – idealerweise bringen Sie erste praktische Erfahrung mit entsprechenden Softwarelösungen mit.

• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet Sie ebenso aus wie ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick.

• Sie erwarten anspruchsvolle und vielfältige Herausforderungen bei unserem aus der Hochtechnologie stammenden Kunden.
• Sie erhalten einen unbefristeten Arbeitsvertrag und haben die Möglichkeit bei guter Arbeit übernommen zu werden.
• Sie erhalten einen übertariflichen Lohn, werden auf Basis einer 35h/Woche eingestellt und Ihre Überstunden können Sie sich als Zeitausgleich nehmen oder diese auszahlen.
• Sie erhalten eine persönliche Betreuung durch unsere Niederlassung und Kollegen, die für Sie jederzeit erreichbar sind und Sie, wenn möglich, gerne zu anstehenden Terminen und Gesprächen begleiten.
• Sie bekommen eine umfangreiche Einarbeitung in Ihr neues Aufgabengebiet durch unseren Kunden vor Ort.
• Unser Kunde lebt eine offene und transparente Kommunikationskultur.
• Wir stehen für einen diskreten und vertrauensvollen Umgang mit Ihren persönlichen Daten nach den Richtlinien der Datenschutz Grundverordnung.

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