Office Manager / Teamassistenz (w/m/d) – 30–40 h

Organisationstalent für eine moderne Hausverwaltung in Berlin-Friedrichshain

Für unseren Kunden, eine langjährig etablierte Hausverwaltung in Berlin suchen wir eine zuverlässige Persönlichkeit, die den Büroalltag souverän managt und gleichzeitig die Geschäftsführung sowie das Team aktiv unterstützt. Wenn Sie gern Verantwortung übernehmen, strukturiert arbeiten und Freude an Kommunikation haben, passen Sie perfekt zu uns.

• Organisation des Büroalltags (z. B. Materialbestellungen, Empfang, Telefonzentrale)
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Termin- und Reisemanagement, inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern (z. B. Eigentümerinnen, Mieterinnen, Dienstleister)
• Vorbereitung, Protokollführung und Nachverfolgung von Besprechungen
• Dokumentenmanagement (Ablage, Digitalisierung, Pflege von Datenbanken)
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse
• Sicherstellung eines gepflegten Office-Ambientes (inkl. Pflanzenpflege)

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Immobilienumfeld ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Organisationstalent, Diskretion und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten sowie Teamfähigkeit

Bei unserem Mandanten handelt es sich um ein inhabergeführtes mittelständisches Immobilienunternehmen, 25 Jahre jung und modern. Zur Zeit werden um die 4000 Verwaltungseinheiten betreut, sowohl Wohnungseigentümergemeinschaften mit gleichzeitiger Sondereigentumsverwaltung als auch die „normalen“ Mietshäuser, ein paar gewerbliche Objekte gibt es auch.