Office Manager (m(w/d)

Hi! Wir sind HR factory - eine Unternehmensberatung für HR Abteilungen in ganz Deutschland. Zu unseren Kunden gehören HR Ansprechpartner:innen kleiner Start-ups, HR Teams von KMUs oder ganze HR Abteilungen von Konzernen. Strategie und Beratung spielen in unseren Projekten eine große Rolle, schließlich wollen wir unseren Kunden langfristige und ganzheitliche Lösungen aufzeigen. Wir krempeln aber auch die Ärmel hoch und packen im Tagesgeschäft unserer Kunden mit an. Unsere Themen- und Aufgabenfelder reichen von der Personalbetreuung & HR Administration über alle Aufgaben im Bereich Recruiting. Unser Ziel: Zufriedene Kunden, zufriedene Mitarbeitende und eine bessere Arbeitswelt für alle!

Wir suchen dich ab sofort als Office Manager (m/w/d) in ca. 20 Wochenstunden für unser Office in Riem.

• Büroorganisation & Einkauf: Bestellung und Bestandsmanagement von Lebensmitteln, Getränken, Hygieneartikeln, Büromaterial & IT-Zubehör; Pflege von Geräten & Pflanzen.

• Ansprechpartner:in für Office & IT: Erste Kontaktstelle bei Fragen zu Räumlichkeiten, Ausstattung, Hardware (Maus/Tastaturen), NordPass, Deeploi sowie Kommunikation mit Dienstleistern.

• IT-Equipment & Technikmanagement: Ausgabe, Rücknahme & Dokumentation von Laptops/IT; Grundsupport; Vorbereitung & Registrierung neuer Geräte; SIM-Karten-Management.

• On- & Offboarding: Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Snacks & Welcome-Material, Einrichtung von IT-Zugängen, Kartenmanagement; Gerätecheck & Deeploi-Offboarding.

• Administrative Aufgaben: Posteingang/-ausgang, Ablage von Dokumenten, Kreditkartenbelege sammeln & vorbereiten, regelmäßige Info-Mails (z. B. NordPass).

• Travel & Event Support: Hotel-, Zug- & Flugbuchungen; Unterstützung bei Team- & Office-Events; Besorgen kleiner Geschenke (Geburtstage, Austritte, Babys).

• Büropflege & Ordnung: Sicherstellen eines ordentlichen Office-Umfelds, kleine Reinigungsaufgaben (Oberflächen, Kleinkram).

• Koordination externer Partner: Austausch mit Reinigungsdienst, Elektriker:innen, Hausverwaltung & anderen Dienstleistern.

Dein Profil:

• Erfahrung: Du bringst idealerweise erste Erfahrung im Office Management, Workplace Support, Hospitality, Assistenzbereich oder einer vergleichbaren dienstleistungsorientierten Rolle mit.

• Organisationstalent: Struktur, Ordnung und Priorisierung gehören zu deinen absoluten Stärken, du behältst auch bei vielen kleinen Aufgaben den Überblick.

• Hands-on-Mentalität: Du packst gerne mit an, denkst mit und findest pragmatische Lösungen, anstatt lange nach Problemen zu suchen.

• Kommunikation: Du trittst freundlich, hilfsbereit und serviceorientiert auf – sowohl intern im Team als auch gegenüber Dienstleistern.

• Technikaffinität: Du fühlst dich sicher im Umgang mit IT-Grundfragen, Office-Tools und arbeitest dich schnell in neue Systeme ein (z. B. Personio, Deeploi, SharePoint).

• Flexibilität: Du bist 3 Tage pro Woche vor Ort im Münchner Office und arbeitest zuverlässig in einem dynamischen Umfeld.

• Verantwortungsbewusstsein: Du arbeitest sauber, gewissenhaft und diskret, besonders bei Themen wie Zugangskarten, IT-Equipment oder Abrechnungsvorbereitung.

• Persönlichkeit: Du bist teamorientiert, positiv, hilfsbereit und hast Freude daran, den Büroalltag für alle reibungslos zu gestalten.

Wir bieten dir:

• Abwechslung: Nutz die inhaltliche Vielfalt der Rolle um deinen Skill-Rucksack so richtig vollzupacken
• Netzwerk: Nutz die HR factory als dein betriebliches Zuhause und profitiere vom Schwarmwissen unserer HR Experts
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Von Beginn an in Teilzeit einzusteigen oder zwischenzeitlich Stunden zu reduzieren, um ein Studium obendrauf zu setzen oder mehr Zeit im privaten Umfeld zu haben - Bei uns kein Problem
• Work-Life Balance: Nutz deine 30 Urlaubstage - plus Heiligabend und Silvester - sowie Sonderurlaubstage, um einen privaten Ausgleich zum Arbeitsalltag zu schaffen
• Events: Tausch dich beim Sommerfest, der Weihnachtsfeier oder auch bei gemeinsamen Lunch-Initiativen mit anderen HR Experts aus und feiere gemeinsame Erfolge
• Mobilität: Freu dich auf das Deutschlandticket, das wir dir zur Verfügung stellen, wenn du in der Woche mehr vor Ort beim Kunden bist als im Home Office
• Fit bleiben oder werden: Wir unterstützen deine Gesundheit mit einem Zuschuss zum EGYM Wellpass

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!