Als Mitarbeiter/in am Empfang bist du die erste Anlaufstelle und das Gesicht unseres Unternehmens. Du begrüßt unsere Kunden, Geschäftspartner, Bewerber und Gäste und sorgst für einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck.

Gleichzeitig übernimmst du eine wichtige Rolle in unserer kaufmännischen Administration. Neben dem Empfang und Office-Management gehören unter anderem die Bearbeitung von Rechnungen, Auftragserfassung, Reiseorganisation sowie die administrative Unterstützung der Geschäftsleitung zu deinem vielseitigen Aufgabenbereich.

Empfang & Gästebetreuung

• Besuchermanagement inklusive Ausgabe von Besucherausweisen unter Berücksichtigung der TISAX-Vorgaben
• Vorbereitung und Koordination der Besprechungsräume inklusive Getränke und Verpflegung
• Organisation von Besucherparkplätzen

Telefon, E-Mail & Kommunikation

• Betreuung der Telefonzentrale als zentrale Kommunikationsschnittstelle
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen sowie Partnerunternehmen

Kaufmännische Administration

• Kontrolle und Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Abgleich mit Lieferscheinen
• Klärung von Unstimmigkeiten und Einbuchung in das Warenwirtschaftssystem
• Auftragserfassung und Erstellung von Lieferscheinen
• Rechnungsstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen
• Scannen, Ablage und Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Reise- & Office-Management

• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
• Organisation von Flughafenservices
• Koordination von Büromaterial und allgemeinen organisatorischen Themen

Unterstützung der Geschäftsleitung & Dokumentenmanagement

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Erstellung und Bearbeitung von Vertraulichkeitsvereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Kundenschutzvereinbarungen nach bestehenden Vorlagen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, Empfang oder Office-Management von Vorteil
• Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten
• Freude am Umgang mit Kunden, Gästen und Kollegen
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Erfahrung im Umgang mit Rechnungen und kaufmännischen Prozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität

• 30 Tage Urlaubsanspruch
• Attraktive Konditionen mit unbefristeter Anstellung
• Zuschuss zur Rentenvorsorge
• Corporate-Benefits-Programm, Rabatte bei namhaften Onlineshops und Dienstleistern
• Bike-Leasing zu günstigen Konditionen
• Team- und Firmenevents sorgen für ein gutes Arbeitsklima
• Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz 
• Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Aufgabenbereiche mit kurzen Entscheidungswegen an einem modernen Arbeitsplatz 
• Hohes Maß an persönlichen Gestaltungsmöglichkeiten und Eigenverantwortung – Ihre Kreativität ist gefragt 
• Direkter Kontakt zur Geschäftsführung – wir leben eine offene Feedback Kultur – flache Hierarchien 
• Ein motiviertes und freundliches Team in einem innovativen Familienunternehmen