Head of Administration & Finance (m/w/d)

Sie sind auf der Suche nach neuen Aufgaben, neuen Mitstreitenden und neuen Herausforderungen? 

Dann kommen Sie gern mit uns ins Gespräch, damit wir Ihnen das interessante Angebot unseres Mandanten vorstellen können.

• 1. Strategische und organisatorische Gesamtverantwortung

  • Konzeption, Aufbau und laufende Verbesserung effizienter Verwaltungsabläufe

  • Erarbeitung und Implementierung interner Richtlinien sowie Prozessstandards

  • Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung bei organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Themen

• 2. Finanz- und Rechnungswesen

  • Verantwortlich für Buchhaltung, Monats- und Jahresabschlüsse

  • Erstellung und Überwachung von Budgetplänen, Kostenanalysen und internen Controlling-Berichten

  • Steuerung der Liquidität und finanzielle Begleitung des Tagesgeschäfts

  • Ansprechpartner für Banken, Steuerberater, Versicherungen und andere Finanzpartner

  • Aufbereitung von Finanzkennzahlen und Reports für Geschäftsführung und Stakeholder

• 3. Führung & Ressourcensteuerung

  • Leitung und fachliche Entwicklung des Verwaltungsteams (HR, Office, Finance)

  • Planung und Organisation von internen Weiterbildungen und Schulungen

  • Koordination und Steuerung externer Partner und Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Fuhrpark)

• 4. Operative Verwaltungsaufgaben

  • Organisation des Bürobetriebs und Facility Management

  • Verwaltung von Verträgen und Dokumenten

  • Personaladministration inklusive Arbeitsverträgen, Zeiterfassung und vorbereitender Lohnbuchhaltung

  • Gewährleistung reibungsloser Abläufe im administrativen Tagesgeschäft

• 5. Recht, Compliance & digitale Prozesse

  • Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften (u. a. DSGVO, Arbeitsschutz, Handelsrecht)

  • Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und Steuerexperten zu juristischen und steuerlichen Themen

  • Einführung und Betreuung administrativer Systeme und Tools

  • Schnittstellenfunktion zur IT bei der Implementierung digitaler Lösungen

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine gleichwertige Qualifikation

• Sie bringen mehrjährige Führungserfahrung im Finanzwesen, in der Verwaltung oder im kaufmännischen Management mit

• Sie besitzen fundierte Kenntnisse im Rechnungswesen und Controlling nach HGB

• Sie haben idealerweise Erfahrung im HR- sowie Office-Management

• Sie arbeiten sicher mit ERP-Systemen, MS Office und idealerweise auch mit DATEV

• Sie beherrschen die deutsche Sprache auf sehr hohem Niveau und verfügen über gute Englischkenntnisse (mindestens B2)

• Sie überzeugen durch eine Hands-on-Mentalität, strategisches Denkvermögen und ausgeprägte Kommunikationsstärke

Unser Mandant ist ein mittelständischer Gerätehersteller mit 20-jähriger Firmengeschichte am Berliner Markt. Das Unternehmen entwickelt hochspezialisierte technische Komponenten, eher in Einzel- als in Serienproduktion, montiert und kalibriert diese abschließend in der eigenen Fertigung (Fläche von 2000qm). Am Standort in Berlin Pankow wirken um die 120 Mitarbeitende, davon ca. 50 % in der Produktion.