Document Manager (m/w/d) – Engineering & Projektdokumentation | Berlin / EU-Remote

Dokumentenmanagement & MTA-Administration

• Verwaltung und Pflege der gesamten Projektdokumentation innerhalb des Dokumentenmanagementsystems (MTA)
• Pflege des Master Document Registers (MDR) bzw. der Master Document List (MDL)
• Registrierung und Verwaltung von technischen Dokumenten, Zeichnungen, Spezifikationen, Berechnungen, Berichten, Zertifikaten und Vertragsunterlagen
• Sicherstellung korrekter Dokumentennummerierung, Revisionierung, Klassifizierung und Metadatenpflege
• Verwaltung von Dokumentenstatus, Versionshistorien und kompletter Rückverfolgbarkeit

Dokumentensteuerung & Transmittals

• Erstellung, Verteilung und Nachverfolgung von Transmittals
• Steuerung der formalen Dokumentenkommunikation mit Kunden, Lieferanten, Engineering-Partnern und Bauunternehmen
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien und Freigabeprozessen
• Überwachung von Einreichungs-, Empfangs- und Freigabeterminen

Engineering-Dokumentation

• Überwachung von Engineering Deliverables gemäß Terminplan und Dokumentenliste
• Koordination von Dokumentenschnittstellen zwischen internen und externen Engineering-Organisationen
• Identifikation fehlender oder verspäteter Dokumentationen
• Unterstützung der technischen Projektteams bei Dokumentationsanforderungen
• Sicherstellung der Verfügbarkeit relevanter Unterlagen für Beschaffung und Baustelle

Review- & Freigabemanagement

• Administration von Prüf- und Freigabeworkflows
• Nachverfolgung offener Prüfungen und Reviews
• Koordination von Kommentaren und Revisionsständen
• Dokumentation des gesamten Genehmigungsprozesses
• Eskalation überfälliger Freigaben und Dokumentenprüfungen

Reporting & Project Controls

• Erstellung regelmäßiger Dokumentenstatusberichte
• Überwachung von Dokumentenkennzahlen und Projektfortschritten
• Pflege von Dokumentencontrolling-Daten
• Unterstützung bei Projektmeetings und Fortschrittsberichten
• Analyse von Verzögerungen und Dokumentationsrisiken

As-Built- & Abschlussdokumentation

• Koordination der As-Built-Dokumentation
• Zusammenstellung finaler Dokumentationspakete
• Nachverfolgung fehlender Abschlussunterlagen
• Übergabe und Archivierung der Projektdokumentation
• Sicherstellung der vollständigen Dokumentationshistorie

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische bzw. technische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Dokumentenmanagement größerer Engineering-, EPC- oder Infrastrukturprojekte
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Kenntnisse im Engineering-, Energie- oder Anlagenbauumfeld
• Erfahrung mit Master Document Registers (MDR) und Master Document Lists (MDL)
• Strukturierte und qualitätsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Dokumentenworkflows und Freigabeprozessen
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Deutschkenntnisse von Vorteil

Von Vorteil

• Erfahrung in Energie-, Umspannwerks-, BESS- oder Infrastrukturprojekten
• Kenntnisse von MTA oder vergleichbaren Dokumentenmanagementsystemen
• Erfahrung im EPC-, Turnkey- oder Engineering-Umfeld
• Kenntnisse im Bereich Qualitätsmanagement und Project Controls
• Erfahrung in internationalen Projektteams

• Spannende Projekte im Umfeld der Energiewende
• Internationale Zusammenarbeit mit renommierten Projektpartnern
• Flexible Remote-Arbeit innerhalb der Europäischen Union
• Attraktive Vergütung
• Moderne Projektmanagement- und Dokumentationssysteme
• Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten im Projekt- und Dokumentenmanagement