Büro- und Verwaltungskraft

Teilzeit/Vollzeit - 20 bis 39,2 Stunden montags bis freitags im Zeitraum von 7 bis 17 Uhr
Wir suchen für unseren Kunden in Bremen eine Büro- und Verwaltungskraft (m/w/d).

1. Unterstützung bei der Prüfungssachbearbeitung aller Fächer des Fachbereichs 04 sowie des Promotionsausschusses (75%)

• Posteingänge erfassen und für die hausinterne Bearbeitung sortieren (in FlexNow oder Standardsoftware als auch postalisch)
• Erstprüfung des Posteinganges auf Vollständigkeit und ggf. Nachfordern von Unterlagen sowie Weiterleitung von Bachelor- und Masterarbeiten an Prüfer:innen mit Hilfe des Flex-Now-Programms
• Bearbeitung des Funktionspostfachs und Email-Eingangs
• Selbstständige Erstellung von Schriftstücken (keine Bescheide)

2. Archivierung von Prüfungsakten (15%)

• Akten archivieren (ggf. auch die Vorbereitung für die Archivierung)

3. Allgemeine Verwaltungstätigkeiten für den Fachbereich (10 %)

• Unterstützung bei der Bearbeitung der Krank- und Gesundmeldungen des Fachbereichs
• Bestellungen und Beschaffung von Büromaterial (ggf. auch über SAP)
• Organisation der Datenmüll- und Altpapierentsorgung

• Abgeschlossene Berufsausbildung im bürokaufmännischen Bereich, gern mit einschlägiger Berufserfahrung (falls möglich)
• Beherrschung der Standardsoftware (z.B. Office-Produkte)
• Englisch-Kenntnisse (B2-Level), da viel Kontakt zu internationalem Publikum
• Keine Möglichkeit für mobiles Arbeiten, tägliches Präsenz-Erfordernis
• Gute Konzentrationsfähigkeit
• Teamfähigkeit
• Genaue und strukturierte Arbeitsweise (wichtig wegen Antragsprüfung)
• Offenheit für andere Kulturen und Menschentypen

Wichtig: Aufgrund der räumlichen Gegebenheiten ist es notwendig, dass die Person auf Leitern bis zu 5 m Höhe steigen, mehr als 5 kg tragen kann und ohne Fahrstuhl auskommt, da dies für die Archivierung erforderlich ist.

• tarifliche Entlohnung nach den IGZ-DGB Tarifen
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Individuelle und persönliche Betreuung
• übertarifliche Zusatzleistungen