In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der organisatorischen und administrativen Unterstützung mehrerer Entwicklungsabteilungen. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Eigeninitiative und Ihrem Blick für effiziente Abläufe schaffen Sie optimale Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit der Teams, gestalten Prozesse aktiv mit und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.
Sie überzeugen durch Ihr ausgeprägtes Organisationstalent, Ihre Kommunikationsstärke und Ihr sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern. Mit Ihrer proaktiven, strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise behalten Sie auch in dynamischen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten souverän. Diskretion, Loyalität, Teamgeist und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie ebenso aus wie Ihre Flexibilität und Durchsetzungsstärke.
Die Anstellung bei Ingserv eröffnet Ihnen im Rahmen einer projektbezogenen Arbeitnehmerüberlassung die Möglichkeit, Ihre organisatorischen und administrativen Fähigkeiten in einem anspruchsvollen Arbeitsumfeld einzubringen und weiterzuentwickeln. Freuen Sie sich auf eine vielseitige Tätigkeit bei einem führenden Unternehmen der Verteidigungsindustrie am Standort Kassel.
Diese Herausforderungen übernehmen Sie:
- Organisation und Koordination administrativer Abläufe, einschließlich Bestellwesen, Mitarbeiterausstattung, Onboarding und Offboarding sowie Lizenz-, Zugriffsrechte- und Inventarmanagement
- Selbstständige Bearbeitung organisatorischer Fragestellungen, Priorisierung bereichsübergreifender Aufgaben und Entwicklung passender Lösungen
- Koordination des Tagesgeschäfts, Termin- und Informationsmanagement sowie Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
- Organisation und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und Maßnahmenverfolgung sowie Planung und Abrechnung nationaler und internationaler Dienstreisen
- Abstimmung mit internen Fachbereichen, externen Dienstleistern und weiteren Schnittstellen sowie professionelle Betreuung von Besuchern
- Administrative Unterstützung von Projekten, Pflege und Auswertung von Kennzahlen sowie kontinuierliche Optimierung organisatorischer Abläufe
- Zuverlässiger und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen, sensiblen Themen und anspruchsvollen organisatorischen Sonderaufgaben
Unsere Erwartungen an Sie:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Ausbildung oder Weiterbildung
- Langjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und umfassende Kenntnisse betrieblicher Abläufe
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP sowie idealerweise Erfahrung im Umgang mit Confluence und Jira
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise, ausgeprägte Priorisierungsfähigkeit und Freude daran, komplexe Aufgaben effizient zu koordinieren
- Ausgeprägtes Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, überzeugende Präsentationsfähigkeiten und ein sicheres, verbindliches Auftreten
- Hohe Loyalität, Zuverlässigkeit und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Daten
- Ausgeprägte Teamfähigkeit, überdurchschnittliches Engagement und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten und zielorientiert zu handeln
Über Ingserv:
Ingserv verfügt als international agierendes Ingenieurdienstleistungsunternehmen über langjährige Expertise bei der Unterstützung erfolgreicher Technologie- und Handelsunternehmen bei Projektbearbeitung und Beratung zu operativen und strategischen Aufgabenstellungen.