Assistenz (m/w/d) Vorzimmer / Office Management – Teilzeit

Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick, arbeiten strukturiert und sorgen gern im Hintergrund dafür, dass alles reibungslos läuft?
Dann übernehmen Sie eine zentrale Rolle in unserem Office-Management und unterstützen Sie zwei Führungskräfte im Tagesgeschäft.

Als Assistenz im Vorzimmer sind Sie die organisatorische Schnittstelle zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern.
Sie sorgen dafür, dass Abläufe koordiniert, Termine strukturiert und Prozesse zuverlässig gesteuert werden.

• Bearbeitung des Schriftverkehrs und administrative Korrespondenz

• Telefonservice und erste Ansprechperson für interne sowie externe Kontakte

• Termin- und Kalenderkoordination

• Postbearbeitung und Dokumentenorganisation

• Vorbereitung von Besprechungsräumen und Meetings

• Unterstützung im allgemeinen Tagesgeschäft

• Entlastung der Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

• langfristige Perspektive

• 20–25 Stunden pro Woche, flexibel auf 4 oder 5 Tage verteilbar

• Option auf spätere Vollzeitbeschäftigung

• Übernahmeoption geplant

• Wertschätzendes, kollegiales Team

• Strukturierte Einarbeitung

• Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen

• Modernes Arbeitsumfeld

• Kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation

• Erfahrung im Personal- oder Verwaltungsbereich von Vorteil (kein Muss)

• Sehr gute Kenntnisse in Word und Excel

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

• Diskretion, Organisationsstärke und Serviceorientierung

• Freundliches, professionelles Auftreten