Assistenz (m/w/d) Pharma Vollzeit

Für unseren Kunden, ein innovatives und forschendes Pharmaunternehmen mit Sitz in Ingelheim, suchen wir eine Assistentin, Sekretärin, Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann für Bürokommunikation, Industriekaufmann, Verwaltungsfachangestellte, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte (m/w/d) in Vollzeit!

**** Referenznummer AK2026-1141 ****

Ihre Tätigkeiten als Administrative Coordinator (m/w/d) Vollzeit:    

• Organisation von Reisen sowie Abrechnung von Reisekosten nach internen Richtlinien
• Administration von Systemen wie MS Teams und SharePoint sowie Unterstützung im Vertragsmanagement und bei Compliance-Prüfungen
• Überwachung von Budgets sowie Unterstützung bei Auswertungen und Berichten zu finanziellen Ausgaben
• Interne und externe Korrespondenz sowie Abstimmung mit internationalen Kollegen und externen Partnern
• Sicherstellung eines reibungslosen Informations- und Kommunikationsflusses im Team
• Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung und Aufgabenverfolgung

Ihr Profil als Administrative Coordinator (m/w/d) Vollzeit:

• Abgeschlossenes Ausbildung als Industriekauffrau, Bürokauffrau, Teamassistentin, Assistentin, Sekretärin, Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office 
• Erfahrung im Umgang mit MS Teams, SAP und Concur
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

• I.d.R. einen unbefristeten Arbeitsvertrag 
• Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld    
• Ab 25 bis 30 Tage Urlaub pro Jahr   
• Außertarifliche Zuschläge + Prämie   
• 37,5 Std./Woche Vollzeittätigkeit   
• Bezahlung nach GVP-Tarif und auf Grundlage des Tarifvertrages der chemischen Industrie Baden-Württemberg    
• Schutz- und Arbeitskleidung werden kostenfrei gestellt    
• Kostenfreie Arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchung    
• Ermäßigter Zugang zu Sport-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
• Besondere Konditionen für den Kauf von Konzertkarten, Sportartikeln, elektronischen Geräten, Reisen und vielem mehr   
• Vermögenswirksame Leistungen nach der Probezeit