Assistenz der Geschäftsführung / Managementassistenz – Technisches Unternehmen (m/w/d)

Geschäftsführungsassistenz & Büroorganisation

• Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen, Besprechungen und geschäftlichen Verpflichtungen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Meetings
• Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz sowie Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Auswertungen
• Strukturierte Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Vertragsunterlagen und geschäftsrelevanten Informationen
• Organisation und kontinuierliche Optimierung interner Büro- und Verwaltungsabläufe

Kommunikation & kaufmännische Administration

• Zentrale Ansprechperson für Kundschaft, Lieferunternehmen, Geschäftskontakte und interne Mitarbeitende
• Professionelle Bearbeitung eingehender telefonischer und schriftlicher Anfragen
• Unterstützung bei der Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten, Aufträgen und Bestellungen
• Vorbereitung und Prüfung kaufmännischer Unterlagen sowie Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung
• Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
• Abstimmung organisatorischer und kaufmännischer Vorgänge mit den zuständigen Fachbereichen

Projektunterstützung & interne Koordination

• Administrative und organisatorische Begleitung laufender Projekte und betrieblicher Prozesse
• Unterstützung bei der Terminverfolgung und Überwachung wichtiger Bearbeitungsstände
• Vorbereitung von Projektunterlagen, Statusübersichten und internen Auswertungen
• Koordination des Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Fertigung, Technik und kaufmännischen Bereichen
• Unterstützung bei der Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen durch strukturierte Zusammenstellung relevanter Informationen
• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Organisations- und Verwaltungsprozesse

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise im Büromanagement, im Industriekaufwesen oder im Groß- und Außenhandelsmanagement
• Alternativ eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation oder entsprechende praktische Berufserfahrung im administrativen Bereich
• Eine zusätzliche Qualifikation im Bereich Büroorganisation, Assistenz oder kaufmännisches Management ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung

Berufserfahrung

• Idealerweise Berufserfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, Teamassistenz, Büroorganisation oder kaufmännischen Sachbearbeitung
• Erfahrung in der selbstständigen Organisation und Koordination administrativer und kaufmännischer Abläufe
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung kaufmännischer Dokumente, Angebote und Geschäftskorrespondenz
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement- und ERP-Systemen ist von Vorteil
• Kenntnisse betrieblicher Abläufe in einem technischen oder produzierenden Unternehmen sind wünschenswert
• Grundkenntnisse der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung sind von Vorteil

Fachliche und persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben zu priorisieren und auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Lösungsorientierung und Freude an der aktiven Gestaltung von Arbeitsabläufen
• Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Dienstleistungsorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Sicherheit in der geschäftlichen Korrespondenz
• Englischkenntnisse sind von Vorteil, jedoch keine zwingende Voraussetzung
• Interesse an technischen Zusammenhängen und die Bereitschaft, sich in neue Themengebiete einzuarbeiten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag für eine langfristige berufliche Perspektive
• Attraktive Vergütung über dem Tarifniveau, leistungsorientiert und Ihrer Qualifikation entsprechend
• 30 Urlaubstage für eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Kostenfreies Deutschlandticket – auch zur privaten Nutzung
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld gemäß GVP-Tarifvertrag
• Betriebliche Altersvorsorge für Ihre finanzielle Absicherung im Alter
• Moderne Arbeitsbedingungen in einem professionellen Engineering-Umfeld
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Schulungen und fachliche Qualifizierungen
• Umfassende arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung
• Attraktive Prämienzahlung im Rahmen unseres Programms „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“
• Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner, der Sie während Ihres gesamten Einsatzes begleitet

Werden Sie Teil unseres hochmotivierten Teams, übernehmen Sie anspruchsvolle Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung und profitieren Sie von individuell abgestimmten Fördermaßnahmen für Ihre berufliche Weiterentwicklung.

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