Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

• Unterstützung bei der Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
• Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Terminmanagement, Koordination von Meetings und Vorbereitung von Veranstaltungen
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Abrechnung von Reisekosten
• Mitarbeit bei der Büro- und Abteilungsorganisation sowie Vertretung von Kolleg:innen bei Abwesenheit
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Optimierung von Arbeitsabläufen und Organisation der Abteilungsprozesse
• Verwaltung und Bestellung von Büroausstattung, Abteilungsinventar, Ersatzteilen und persönlicher Schutzausrüstung
• Erstellung von Auswertungen, Statistiken, Präsentationen und Berichten
• Koordination von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen (Schulungen, Seminare, Tagungen)
• Ablage, Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse, weitere Fremdsprache von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und SAP
• Organisationstalent, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Teamfähigkeit und sozialer Kompetenz

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