Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Für unseren Kunden suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d).

Sie sind ein Organisationstalent, behalten Termine und Aufgaben zuverlässig im Blick und überzeugen durch eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise? Sie haben Erfahrung im Assistenzbereich und fühlen sich auch bei anspruchsvoller Korrespondenz sicher? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

• Übernahme vielseitiger Assistenzaufgaben für die Abteilungsleitungen
• Organisation und Bearbeitung des E-Mail-Managements
• Koordination und Überwachung von Terminen
• Führung und Überwachung der Wiedervorlage
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz
• Selbstständige Büroorganisation und administrative Unterstützung der Abteilungsleitungen
• Bearbeitung fachbezogener Aufträge der Abteilungsleitungen
• Sichtung, Recherche und Aufbereitung relevanter Fachinformationen, z. B. aus Veröffentlichungen, Rechtsprechung sowie stadt- und amtsinternen Informationen
• Erstellung von inhaltlichen Antwortentwürfen für Anfragen und Stellungnahmen
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Vorlagen für städtische Beschlussgremien
• Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Dienstbesprechungen und Arbeitskreisen

Ihr Können, Persönlichkeit und Werte stehen bei uns im Mittelpunkt

Eine Branche im Aufbruch, mit innovativen Kunden und spannenden Entwicklungen

Übertarifliche Bezahlung, die Ihre Leistung anerkennt

Hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten – fachlich wie persönlich

Individuelle Karriereberatung, die Sie ehrlich und wertschätzend begleitet

Persönliche Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess – auf Augenhöhe

Und vor allem: Wir kennen die Unternehmenskulturen unserer Kunden und bringen Sie dorthin, wo Sie wirklich passen.

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor)

oder

• Abgeschlossene verwaltungsbezogene oder kaufmännische Ausbildung, z. B. als Verwaltungsfachangestellte, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau oder Immobilienkaufmann/-frau, mit entsprechender Berufserfahrung
• Alternativ eine Qualifikation als Verwaltungsfachwirt
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat, Vorzimmer oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen
• Selbstständige, äußerst sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsvermögen
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Sicherheit bei der Erstellung professioneller Korrespondenz

• Attraktive Branche bzw. innovatives Marktumfeld
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld
• Hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten
• Persönliche Begleitung im gesamten Bewerbungsprozess durch unser Unternehmen
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit der Option auf Übernahme
• Übertarifliche Bezahlung