Abteilungsassistent

Die rocket Engineering GmbH  ist ein dynamisches und technologiegetriebenes Unternehmen, das sich der Entwicklung zukunftsweisender technischer Lösungen verschrieben hat. Mit einem interdisziplinären Team aus erfahrenen Ingenieuren, kreativen Entwicklern und praxisnahen Experten stehen wir für intelligente Konzepte, präzise Umsetzung und höchste Qualitätsstandards.

• Den Überblick behalten: Sie unterstützen mehrere Entwicklungsabteilungen bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben – vom Bestellwesen und der Mitarbeiterausstattung über das Onboarding und Offboarding bis hin zum Lizenz- und Zugriffsmanagement sowie Inventuren. Auch die organisatorischen Voraussetzungen für die Arbeitsfähigkeit externer Dienstleister behalten Sie im Blick.

• Eigenverantwortlich Lösungen finden: Sie bearbeiten administrative und organisatorische Fragestellungen selbstständig, setzen Prioritäten, koordinieren abteilungsübergreifende Aufgaben und entwickeln passende Lösungsvorschläge.

• Den Büroalltag organisieren: Sie kümmern sich um allgemeine Büroabläufe, koordinieren Termine, überwachen den Postdurchlauf und übernehmen Aufgaben rund um Ablage und Reiseplanung.

• Kommunikation professionell gestalten: Sie übernehmen die schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, bearbeiten deutsch- und fremdsprachige Korrespondenz und betreuen Besucher.

• Termine und Informationen koordinieren: Sie steuern ein anspruchsvolles Termin- und Informationsmanagement und sorgen dafür, dass wichtige Informationen zuverlässig an den richtigen Stellen ankommen.

• Besprechungen erfolgreich begleiten: Sie organisieren Meetings und Sitzungen inklusive Raum- und Bewirtungsplanung, bereiten relevante Unterlagen vor, führen Protokolle und behalten die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen im Blick.

• Abläufe aktiv verbessern: Sie übernehmen Verantwortung für die Organisation administrativer Prozesse, erkennen Optimierungspotenziale und entwickeln sowie realisieren Maßnahmen für effizientere Arbeitsabläufe.

• Projekte und Kennzahlen unterstützen: Sie pflegen und analysieren Kennzahlen und unterstützen die Entwicklungsabteilungen bei administrativen Aufgaben innerhalb verschiedener Projekte.

• Als Schnittstelle zusammenarbeiten: Sie koordinieren abteilungsübergreifende Themen, stimmen sich mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Dienstleistern ab und übernehmen organisatorische Sonderaufgaben.

• Dienstreisen von A bis Z organisieren: Sie planen und koordinieren nationale sowie internationale Geschäftsreisen und kümmern sich um die anschließende Reisekostenabrechnung.

• Verantwortung und Vertrauen übernehmen: Sie bearbeiten vertrauliche Themen und Korrespondenzen eigenständig und gehen dabei jederzeit verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um.

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Langjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Ausgeprägte MS Office- sowie sehr gute SAP-Kenntnisse
- Kenntnisse in Confluence und Jira
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Weitreichende Kenntnisse betrieblicher Abläufe
- Strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise mit Stärke in der Priorisierung
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit einem hohen Grad an Organisationstalent
- Hohes Maß an Loyalität und diskrete Handhabung von sensiblen Daten
- Ausgeprägte Flexibilität und Teamfähigkeit
- Präsentationsfähigkeit sowie gewandtes und selbstbewusstes Auftreten
- Überdurchschnittliches Engagement gepaart mit hoher Belastbarkeit und Stressresistenz
- Durchsetzungsvermögen