Kaufmännische Assistent (m/w/d) in Rheinfelden gesucht!

Die SEL.HERMES GMBH & CO. KG ist ein spezialisierter Ingenieur und Personaldienstleister mit über 25 Jahre Erfahrung und profunde Lösungskompetenz in allen Industrie-Branchen und sämtlichen Engineering-Disziplinen.

Mehr als 1.500 Unternehmen vertrauen unserer Branchen-Expertise, darunter eine Vielzahl der DAX-40-Unternehmen. Aber auch in der Zusammenarbeit mit dem Mittelstand sind wir sehr stark vertreten. Unser Kunde ist ein weltweit führendes M- DAX Unternehmen der Spezialchemie.

Der Konzern ist in mehr als 100 Ländern der Welt aktiv und erwirtschaftete 2023 einen Umsatz von 15,3 Mrd. €

Für unseren Großkunden in Standort Rheinfelden suchen wir aktuell einen kaufmännischen Assistenten (m/w/d).

• Eigenständige Führung und Koordination des Sekretariats der gesamten Betriebsgruppe (Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Führungsmannschaft)
• Vollumfängliche Organisation von Terminen unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen, Planung regelmäßiger Meetings und Kundenbesuche
• Koordination, Abwicklung und Abrechnung sämtlicher Reiseaktivitäten (national und international) unter Berücksichtigung der Richtlinien und Vorschriften
• Bearbeitung der Korrespondenzen (national und international) und eingehenden Mails nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, sowie die Organisation und Aufbereitung des Schriftverkehrs
• Controlling der Kostenstelle inkl. Durchführung von SAP-Analysen, sowie Rechnungsprüfung und -bearbeitung und Erstellung von elektronischen Zahlungsaufträgen
• Erstellen von Präsentationen, Diagrammen und Grafiken in deutsch und englisch
• Unterstützung bei der Betreuung neuer Mitarbeiter
• Pflege und Aktualisierung der Organigramme
• Bestellabwicklung und Bearbeitung von Reklamationen in SAP
• monatliche Aufbereitung der Energiedaten
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und Planung von internen Begehungen
• Verwaltung aller notwendigen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen im Bereich
• Zusammenstellung des Monatsabschlusses in Bezug auf USGQ und Überarbeitung des Gefahrstoffkatasters
• Vorbereitung mittelmäßig komplexer Dokumente mit Hilfe einer Vielzahl von Computeranwendungen wie Microsoft Office
• Erstellung, Aktualisierung und Bereitstellung von Best-Practice-Unterstützung für MS-Dokumente, Datenbanken und andere Abteilungssysteme
• Organisation des eigenen Arbeitsplans und ggfls. Zuweisung kurzfristiger Aufgaben an Dritte

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Langjähriger Berufserfahrung als Assistenz
• Versierter Umgang am Bildschirmarbeitsplatz, vor allen Dingen mit MS-Office Applikationen und SAP
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sowie sicheres und kompetentes Auftreten
• Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
• selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
• Organisationsgeschick
• Teamfähigkeit, Integrität und Loyalität
• Organisationsgeschick (auch bezogen auf die Selbstorganisation), hohe Belastbarkeit und geistige Flexibilität (schnelles Erkennen komplizierter Zusammenhänge und Zuständigkeiten, trotz vieler parallellaufender Vorgänge)
• Bewusstsein im Umgang mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen (Energie, Kosten) unter Berücksichtigung geltender Vorschriften und Regularien, sowie den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Urlaub
• übertarifliche Bezahlung
• 500 € Einstiegsprämie 
• 500 € Leistungsprämie
• 200 - 500 € Empfehlungsprämie (je nach Qualifikation)
• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Interessante, langfristige Einsätze bei namhaften Unternehmen
• Persönliche Beratung und Betreuung vor Ort
• Einen kompetenten leistungsstarken Arbeitgeber
• Übernahmeoption durch den Kunden