Aufgaben:
- Organisation der Arbeitsabläufe des Sekretariats
- Vor- und Nachbereiten von Terminen und Meetings durch rechtzeitige Abstimmung und Informationsbeschaffung, Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen, Erstellung von Sitzungsprotokollen sowie Koordination der Teilnehmenden
- Erledigung von Assistenzaufgaben nach selbständiger Prioritätensetzung unter Beachtung hoher Diskretion
- Sicherstellung der Erreichbarkeit des Sekretariats durch Präsenz und telefonisch
- Unterstützung der Leitung bei operativen und administrativen Aufgaben, der Umsetzung und dem Ausbau digitaler Arbeitsformen, der Gremienarbeit sowie der Projektsteuerung
- Abholung und Verteilung von vertraulicher Personalpost
- Vorbereitung und Weiterleitung von Geschäftsvorgängen sowie Auftragsüberwachung und -verfolgung
- Korrespondenz- und Dokumentenmanagement inklusive elektronischer Postfächer
- Rechnungsbearbeitung und Mitarbeit bei jährlich wiederkehrenden, buchhalterischen und haushaltstechnischen Meldeverpflichtungen
- Koordination von Terminen für die Stabsstellenleitung, die gesamte Stabsstelle Personal sowie die Gremienarbeit inkl. Erstellung der Jahresplanung
- Schnittstelle zur gesamten Stabsstelle Personal
Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich mit ausgeprägtem Organisationstalent
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse sowie digitale Affinität
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungs- und Serviceorientierung
- Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Fingerspitzengefühl im Umgang mit sensiblen Daten
- Loyalität sowie Flexibilität
Wer wir sind:
stöbichPERSONAL e.K. ist ein Spezialist im Bereich der Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung von qualifiziertem kaufmännischen Personal in den Branchen:
Versicherungen / Banken / Immobilien / Telekommunikation / Pharmaindustrie / Öffentlicher Dienst
Gestalten Sie gemeinsam mit uns Ihre erfolgreiche berufliche Zukunft!
Kontakt
Kontaktdaten:
Gregor Gregortschyk
Recruiter
stöbichPERSONAL e.K.
Kapuzinerstraße 5
80337 München
Tel.: +49 (89) 53 90 63 97 - 12
e-mail: recruiting@stoebichpersonal.de
www.stoebichpersonal.de